Datenschutzerklärung

KOPF, HAND und FUSS gemeinnützige GmbH

Letzte Aktualisierung: 22.10.2025

Schön, dass Sie bei uns vorbeischauen! Datenschutz ist uns wichtig – nicht nur, weil das Gesetz es verlangt, sondern weil wir respektvoll mit Ihren persönlichen Informationen umgehen möchten.

Die gute Nachricht: Sie können unsere Website ganz normal nutzen, ohne uns persönliche Daten zu geben.

Nur wenn Sie bestimmte Services nutzen möchten – zum Beispiel mit uns Kontakt aufnehmen oder sich anmelden – brauchen wir einige Ihrer Daten.

Inhalt

1. Wer ist verantwortlich?. 2
2. Ihre Rechte – kurz und knapp. 2
3. Warum dürfen wir Ihre Daten verarbeiten?. 2
4. Wie lange speichern wir Ihre Daten?. 3
5. Müssen Sie uns Ihre Daten geben?. 3
6. Technische Daten beim Website-Besuch. 3
7. Cookies und Cookie-Verwaltung. 3
8. Was sind Cookies?. 3
9. Cookie Real Banner – Ihre Einwilligung verwalten. 3
10. Externe Tools und Dienste im Überblick. 4
11. Kontrollmöglichkeiten. 4
12. Newsletter 4
13. „Der Verainfacher“ – KI-gestützte Textvereinfachung. 4
14. So funktioniert die Vereinfachung. 4
15. Wichtig zu wissen. 4

11. Projektmanagement mit monday.com.. 5
12. Sicherheit hat Priorität 5
13. Unsere digitalen Angebote entwickeln sich weiter 5
14. Wichtige Begriffe kurz erklärt 5
15. Weiterführende Informationen. 6

1. Wer ist verantwortlich?

KOPF, HAND und FUSS gemeinnützige GmbH

Oudenarder Str. 16, 13347 Berlin

Telefon: 030 22 453 461 | E-Mail: info@kopfhandundfuss.de

Website: www.kopfhandundfuss.de

Datenschutzbeauftragter: Herr Stefan Friese

Telefon: 030 83216640 | E-Mail: datenschutz@kopfhandundfuss.de

Bei allen Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich gerne direkt an Herrn Friese.

2. Ihre Rechte – kurz und knapp

Sie haben umfassende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

So machen Sie Ihre Rechte geltend: Kontaktieren Sie uns einfach per E-Mail, Telefon oder Brief. Wir kümmern uns umgehend um Ihr Anliegen.

3. Warum dürfen wir Ihre Daten verarbeiten?

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn wir dazu berechtigt sind:

• Einwilligung: Sie haben uns ausdrücklich zugestimmt (z.B. Newsletter)
• Vertragserfüllung: Notwendig für Verträge mit Ihnen (z.B. Buchungen)
• Rechtliche Verpflichtung: Gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Aufbewahrungspflichten)
• Berechtigtes Interesse: Wenn unsere Interessen Ihre Rechte nicht überwiegen (z.B. IT-Sicherheit, Webseitenanalyse)

4. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Nur so lange wie nötig:

• Für die Vertragserfüllung – solange die Geschäftsbeziehung besteht
• Nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – meist 6-10 Jahre (steuerrechtlich)
• Danach werden die Daten routinemäßig gelöscht

5. Müssen Sie uns Ihre Daten geben?

Das kommt darauf an:

• Für Verträge: Ja, sonst können wir die Leistung nicht erbringen
• Für freiwillige Funktionen: Nein, aber dann funktioniert die jeweilige Funktion nicht
• Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet

6. Technische Daten beim Website-Besuch

Beim Besuch unserer Website sammeln wir automatisch einige technische Informationen in Server-Logfiles: Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer-URL, besuchte Unterseiten, Datum/Uhrzeit, IP-Adresse und Provider.

Zweck: Korrekte Darstellung der Website, Verbesserung unserer Inhalte, IT-Sicherheit und ggf. Strafverfolgung bei Cyberangriffen.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

7. Cookies und Cookie-Verwaltung

Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Sie machen Ihren Besuch angenehmer, indem sie sich Einstellungen merken (z.B. Login-Daten, Spracheinstellungen).

Cookie Real Banner – Ihre Einwilligung verwalten

Anbieter: devowl.io GmbH, Deutschland

Wenn Sie unsere Website besuchen, erscheint ein Cookie-Banner. Damit holen wir gesetzlich verpflichtend Ihre Einwilligung ein. Ihre Einstellungen werden in einem Cookie gespeichert, sodass Sie nicht bei jedem Besuch erneut gefragt werden.

Ihre Kontrolle: Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link im Footer ändern oder Cookies in Ihren Browser-Einstellungen blockieren.

Rechtsgrundlage: Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

8. Externe Tools und Dienste im Überblick

Wir nutzen verschiedene externe Dienste. Diese Tabelle gibt Ihnen einen schnellen Überblick:

Kontrollmöglichkeiten

Sie können die Datenerfassung kontrollieren:

• Browser-Einstellungen: Cookies blockieren, Do-Not-Track aktivieren
• Google Analytics Opt-out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
• Browser-Add-ons: uBlock Origin, Privacy Badger, Ghostery

9. Newsletter

Anbieter: CleverReach GmbH & Co. KG, Deutschland

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Anmeldung per Double-Opt-In (Sie erhalten eine Bestätigungsmail). Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, Datum/Uhrzeit der Anmeldung und IP-Adresse. Tracking: Wir sehen, ob Sie den Newsletter öffnen (blockierbar in Ihrem E-Mail-Programm). Abmeldung jederzeit per Link im Newsletter oder per E-Mail an uns.

10. „Der Verainfacher“ – KI-gestützte Textvereinfachung

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

So funktioniert die Vereinfachung

Ihre Texteingaben (Screenshots, Fotos, geschriebene oder gesprochene Texte) werden in Echtzeit an KI-Dienstleister wie OpenAI (GPT-Modelle) oder Mistral AI übermittelt – ausschließlich zur Vereinfachung.

Wichtig zu wissen

• Keine dauerhafte Speicherung: Wir speichern Ihre Konversationen NICHT dauerhaft
• Nur im Arbeitsspeicher: Verarbeitung erfolgt nur während der aktiven Nutzung
• Drittland-Transfer: Datenübermittlung auch in Länder außerhalb der EU (z.B. USA)
• Eingeschränkte Auskunft: Da wir Ihre Texte nicht speichern, können wir keine Auskunft über vereinfachte Texte geben

Unser Tipp: Geben Sie beim Verainfacher keine besonders sensiblen oder vertraulichen Informationen ein.

Weitere Informationen: OpenAI (https://openai.com/privacy) | Mistral AI (https://mistral.ai/terms/#privacy-policy)

11. Projektmanagement mit monday.com

Anbieter: monday.com Ltd., Tel Aviv, Israel (Server in EU, USA und Israel)

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse

Wir nutzen monday.com für Projektmanagement, Stakeholder-Verwaltung und künftig möglicherweise für CRM. Wenn Sie mit uns in Projekten zusammenarbeiten, können folgende Daten gespeichert werden: Kontaktdaten, projektbezogene Informationen, Kommunikationsverläufe.

Zugriff: Nur ausgewählte interne Mitarbeitende haben Zugriff auf die Daten im Rahmen ihrer Aufgaben. Wir haben mit monday.com einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.

Weitere Informationen: https://monday.com/l/privacy/privacy-policy/

12. Sicherheit hat Priorität

Wir haben viele technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen. Trotzdem müssen wir ehrlich sein: Absolute Sicherheit gibt es im Internet nicht. Deshalb bieten wir Ihnen Alternativen an – Sie können uns auch per Telefon oder auf anderem Weg kontaktieren.

13. Unsere digitalen Angebote entwickeln sich weiter

Als gemeinnützige Organisation arbeiten wir stetig daran, unsere digitalen Angebote zu verbessern. Nicht alle Funktionen sind zu jedem Zeitpunkt für alle Nutzer verfügbar. Diese Datenschutzerklärung gilt für alle unsere digitalen Angebote. Sollten neue Anwendungen besondere Datenschutzaspekte aufweisen, informieren wir Sie gesondert.

14. Wichtige Begriffe kurz erklärt

• Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die mit Ihnen zu tun haben
• Verarbeitung: Alles, was wir mit Daten machen (sammeln, speichern, nutzen, löschen)
• Einwilligung: Ihr ausdrückliches Ja – freiwillig und jederzeit widerrufbar
• Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die nach unseren Anweisungen Daten verarbeiten

15. Weiterführende Informationen

Hier finden Sie die Datenschutzerklärungen unserer wichtigsten Dienstleister:

• Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de
• CleverReach: https://www.cleverreach.com/de/datenschutz/
• OpenAI: https://openai.com/privacy
• com: https://monday.com/l/privacy/privacy-policy/
• Social Media: Instagram, LinkedIn, TikTok (Links auf den jeweiligen Plattformen)

Stand: 22.10.2025

Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.